Datenschutzerklärung

Version 1.4 · Stand 2026-06-26

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des KI Impact Audit (auf der Produktseite auch "KI-Schnellcheck") der HanseImpact GmbH (im Folgenden "wir", "uns" oder "HanseImpact"). Sie richtet sich an unsere Geschäftskunden sowie deren Ansprechpartner und folgt den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie ergänzender deutscher Vorschriften.

Hinweis für das Vertragsverhältnis: Das KI Impact Audit wird ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB erbracht. Personenbezogene Daten werden nur in dem Umfang verarbeitet, in dem dies für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist. Die Bereitstellung der für die Vertragsdurchführung erforderlichen Daten (insbesondere Kontakt- und Rechnungsdaten sowie Fragebogenangaben) ist für den Vertragsschluss und die Leistungserbringung erforderlich; ohne diese Angaben können wir die Leistung nicht oder nicht vollständig erbringen (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO).

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

HanseImpact GmbH
Neuer Kamp 3
20359 Hamburg
Deutschland

Vertreten durch die Geschäftsführer Florian Warnken und Marc Thiel.

Telefon: +49 40 22 859 159
E-Mail für datenschutzrechtliche Anfragen: datenschutz@hanseimpact.de

Ein gesetzlich verpflichtender betrieblicher Datenschutzbeauftragter wurde derzeit nicht bestellt, da die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO sowie des § 38 BDSG nicht erfüllt sind. Datenschutzanfragen richten Sie bitte direkt an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Grundsatz: Privacy by Design und Datensparsamkeit

Bei der Architektur unseres Dienstes orientieren wir uns am Grundsatz "Privacy by Design". Wir setzen keine eigenen Werbe-Tracker, keine eigenen Analyse-Cookies zu Marketingzwecken und kein netzwerkübergreifendes Cross-Site-Tracking ein. Die Verarbeitung personenbezogener Daten beschränken wir auf das für den jeweiligen Zweck erforderliche Maß.

Technisch erforderliche Cookies und vergleichbare Technologien verwenden wir nur, soweit sie für die Bereitstellung der Webseite, des Cockpits, der Authentifizierung oder der ausdrücklich gewünschten Terminbuchung erforderlich sind. Soweit externe Dienste mit eigenen Cookies oder vergleichbaren Technologien eingebunden werden, beschreiben wir dies in den jeweiligen Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.

3. Bereitstellung der Webseite, Server-Logfiles und Fehleranalyse

Beim Aufruf unserer Webseite und beim Zugriff auf Cockpit-Inhalte werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, ohne die eine Bereitstellung des Dienstes nicht möglich wäre.

Datenkategorie Beispiele Zweck
Technische Verbindungsdaten IP-Adresse, User-Agent, Referrer, Zeitstempel Auslieferung der Inhalte, Fehleranalyse, Sicherheit
Server-Logfiles Status-Codes, Request-Methoden, übertragene Datenmengen Stabilität und Schutz vor Missbrauch
Fehler- und Sicherheitslogs Stacktraces, Request-Metadaten, technische Fehlermeldungen Fehleranalyse, Missbrauchserkennung, Betriebssicherheit

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an einer sicheren, stabilen und nachvollziehbaren Bereitstellung des Dienstes.

Speicherdauer: Server-Logs werden rollierend nach 30 Tagen automatisiert gelöscht, sofern nicht ein konkreter Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung erfordert. Fehler- und Sicherheitslogs werden rollierend nach 30 bis 90 Tagen gelöscht.

Hosting: Die Anwendung wird in der Region Frankfurt am Main bei der Vercel Inc. (USA) gehostet. Soweit Vercel als Auftragsverarbeiter tätig wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages nach Art. 28 DSGVO. Soweit es zu Drittlandbezügen kommt, werden diese insbesondere über Standardvertragsklauseln und, soweit einschlägig, weitere Garantien abgesichert.

Fehleranalyse: Zur technischen Fehleranalyse und Stabilitätsüberwachung können wir Sentry (Functional Software, Inc.) einsetzen. Dabei werden technische Fehlermeldungen und Metadaten verarbeitet. Personenbezogene Inhalte aus Fragebogen, Reports oder Uploads sollen nicht in Fehlerlogs gespeichert werden und werden durch technische und organisatorische Maßnahmen soweit möglich herausgefiltert.

4. Magic-Link-Auth, Sessions und technisch erforderliche Cookies

Für den sicheren Zugriff auf den von Ihnen erworbenen KI Impact Audit-Report nutzen wir ein passwortloses Authentifizierungsverfahren ("Magic-Link"). Dabei senden wir Ihnen über unseren E-Mail-Subprozessor einen einmaligen, kurzlebigen Anmeldelink an die im Bestellprozess hinterlegte E-Mail-Adresse.

Datenkategorie Zweck Rechtsgrundlage
E-Mail-Adresse Versand des Magic-Link, Authentifizierung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag)
One-Time-Token (OTP) Einmalige Anmeldung, Lebensdauer <= 10 Minuten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Session-/JWT-Cookie Aufrechterhaltung der angemeldeten Sitzung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG

Die Session-Cookies sind technisch zwingend erforderlich, um Ihnen den von Ihnen ausdrücklich gewünschten, zugangsgeschützten Bereich zur Verfügung zu stellen. Sie sind daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) von der Einwilligungspflicht ausgenommen.

Für diese technisch erforderlichen Authentifizierungs- und Session-Cookies benötigen wir keine Einwilligung. Soweit andere externe Dienste mit eigenen Cookies oder vergleichbaren Technologien eingebunden werden, gelten die jeweils dort beschriebenen Hinweise und Einwilligungsmechanismen.

Subprozessoren in dieser Verarbeitung:

  • Supabase Inc. (Auth-Datenbank, EU-Region Frankfurt). Auftragsverarbeiter; SCC + EU-US Data Privacy Framework für den US-Mutterkonzern.
  • Resend Inc., USA (Versand der Magic-Link-E-Mails). Auftragsverarbeiter; mit Resend wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum) mit Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 DSGVO geschlossen. Resend ist Teilnehmer des EU-US Data Privacy Frameworks.

5. Stripe Zahlungsabwicklung

Für die Abwicklung des Einmalkaufs über den Stripe-Checkout übermitteln wir die folgenden Daten an die Stripe Payments Europe Limited, Irland (im Folgenden "Stripe"):

  • Vor- und Nachname
  • Rechnungsadresse
  • E-Mail-Adresse
  • ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Bestelldetails und Betrag

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 257 HGB und § 147 AO für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung steuer- und handelsrechtlich relevanter Belege.

Doppelte Rolle Stripe: Stripe agiert hinsichtlich der Vertragsabwicklung als Auftragsverarbeiter, hinsichtlich gesetzlicher Pflichten (Geldwäscheprävention, KYC, globale Betrugserkennung) jedoch als eigener Verantwortlicher.

Drittlandtransfer: Stripe verarbeitet Daten teilweise in den USA. Soweit Stripe Daten in den USA verarbeitet, stützt sich der Transfer auf die mit Stripe vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln und das Stripe Data Transfers Addendum; soweit die jeweils empfangende US-Stripe-Stelle unter dem EU-US Data Privacy Framework selbstzertifiziert ist, kommt dieser Angemessenheitsbeschluss ergänzend zur Anwendung. Die jeweils aktuelle Zertifizierung kann unter dataprivacyframework.gov eingesehen werden.

Roh-Kreditkartendaten verlassen niemals unsere Systeme; sie werden direkt von Stripe in PCI-DSS-konformer Umgebung erhoben und verarbeitet.

6. Terminbuchung, Videogespräche und Aufzeichnung

Für die Vereinbarung der im KI Impact Audit enthaltenen Gespräche, insbesondere des 60-minütigen Interview-Gesprächs vor Reporterstellung und des 30-minütigen Debriefing-Gesprächs nach Auslieferung, nutzen wir den Dienst Cal.com der Cal.com, Inc., 2261 Market Street #4382, San Francisco, CA 94114, USA. Vertreter in der EU nach Art. 27 DSGVO ist Peer Richelsen, erreichbar unter legal+eu@cal.com.

Datenkategorie Zweck Rechtsgrundlage
Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin-Slot Buchung und Durchführung der Interview- und Debriefing-Gespräche Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Kalenderverfügbarkeit, soweit vom Kunden aktiv eingebunden oder freigegeben Terminfindung und Vermeidung von Buchungskonflikten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
IP-Adresse, Geräte-, Browser-, Log- und Nutzungsdaten technische Bereitstellung, Sicherheit und Missbrauchsprävention des Buchungsdialogs Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Cookies und vergleichbare Technologien des Cal.com-Buchungswidgets technische Bereitstellung des Buchungswidgets; soweit nicht technisch erforderlich, nur nach Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO; soweit erforderlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG

Das Cal.com-Buchungswidget wird erst geladen, wenn der Nutzer die Terminbuchung aktiv aufruft. Vorher werden über das Widget keine Daten an Cal.com übertragen. Soweit Cal.com für die technische Bereitstellung der ausdrücklich gewünschten Terminbuchung erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien setzt, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Soweit darüber hinaus nicht erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, erfolgt dies nur auf Grundlage einer Einwilligung oder über eine vorgeschaltete Zwei-Klick-Lösung. Alternativ kann die Terminbuchung über einen externen Buchungslink geöffnet werden.

Cal.com verarbeitet die Buchungsdaten für uns als Auftragsverarbeiter. Mit Cal.com haben wir ein Data Processing Agreement nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Terminbuchung erfolgt über die europäische Instanz von Cal.com (cal.eu). Nach dem Data Processing Agreement werden Buchungsdaten, die unter cal.eu in der EU/Frankfurt-Hosting-Region verarbeitet werden, grundsätzlich innerhalb der EU bzw. des EWR gespeichert und verarbeitet. Cal.com, Inc. bleibt jedoch ein US-amerikanischer Auftragsverarbeiter. Ein Zugriff aus Drittstaaten, insbesondere zu Support-, Sicherheits-, Incident-Response- oder Service-Continuity-Zwecken, kann nicht vollständig ausgeschlossen werden. Für solche Drittlandbezüge gelten die im Data Processing Agreement vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln.

Durchführung der Videogespräche über Microsoft Teams

Die im KI Impact Audit enthaltenen Interview- und Debriefing-Gespräche führen wir per Videocall über Microsoft Teams, einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, durch. Dabei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Meeting-Metadaten, Audio- und Videodaten, Chatnachrichten, Bildschirmfreigaben sowie technische Verbindungs-, Diagnose- und Sicherheitsdaten verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Gesprächs und damit zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Soweit technische Diagnose-, Sicherheits- oder Stabilitätsdaten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und stabilen Durchführung der Videogespräche.

Microsoft verarbeitet Daten teilweise auch außerhalb der EU bzw. des EWR. Soweit es zu Drittlandübermittlungen kommt, werden diese über das Microsoft Products and Services Data Protection Addendum, EU-Standardvertragsklauseln und, soweit einschlägig, ergänzende Garantien wie das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung von Gesprächen mit Sally

Wir zeichnen Interview- und Debriefing-Gespräche nicht automatisch auf. Eine Aufzeichnung erfolgt nur, wenn alle anwesenden Gesprächsteilnehmer vor Beginn der Aufzeichnung ausdrücklich eingewilligt haben.

Für die Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung von Gesprächen setzen wir den KI-Meeting-Assistenten Sally der Aliru GmbH, Julius-Hatry-Straße 1, 68163 Mannheim, ein. Sally verarbeitet die Gesprächsdaten für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Verarbeitet werden können insbesondere Audioaufnahmen, gegebenenfalls Videodaten, Teilnehmernamen, E-Mail-Adressen, Meeting-Metadaten, Transkripte, Zusammenfassungen, erkannte Aufgaben sowie sonstige im Gespräch freiwillig mitgeteilte Inhalte. Bitte teilen Sie im Gespräch keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO mit, soweit dies für den KI Impact Audit nicht erforderlich ist.

Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung ist Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung wird vor dem Gespräch im Cockpit oder auf anderem dokumentierten Weg eingeholt und zu Beginn des Gesprächs nochmals abgefragt. Die Aufzeichnung startet erst nach Bestätigung aller anwesenden Teilnehmer. Die Teilnahme am Gespräch ist auch ohne Aufzeichnung möglich.

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. In diesem Fall wird die Aufzeichnung beendet bzw. das Gespräch ohne Aufzeichnung fortgeführt. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Nach Angaben des Anbieters werden die Daten innerhalb der EU, primär in Deutschland, verarbeitet und nicht zum Training oder zur Verbesserung von Sprachmodellen verwendet. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit Sally / Aliru GmbH. Soweit Sally Unterauftragsverarbeiter einsetzt, werden diese nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags eingebunden.

Audio- und Videoaufnahmen löschen wir spätestens 30 Tage nach dem Gespräch, soweit keine längere Speicherung im Einzelfall zur Klärung technischer oder rechtlicher Fragen erforderlich ist. Transkripte, Zusammenfassungen und daraus abgeleitete Audit-Inhaltsdaten löschen oder anonymisieren wir nach den für Audit-Inhaltsdaten geltenden Fristen: grundsätzlich 90 Tage nach Bereitstellung des finalen Reports bzw. bei bezahlten, aber nicht abgeschlossenen Audits spätestens 120 Tage nach Zahlung. Nachweise über erteilte, verweigerte oder widerrufene Einwilligungen speichern wir getrennt von den Gesprächsinhalten für die Dauer der einschlägigen Nachweis- und Verjährungsfristen.

Cal.com setzt eigene Sub-Auftragsverarbeiter ein, insbesondere für Hosting, E-Mail-/SMS-Versand, Produktanalyse, Support, Entwicklung, Zahlungsabwicklung und Videofunktionen. Die aktuelle Liste der Sub-Auftragsverarbeiter ergibt sich aus den Datenschutz- und Vertragsunterlagen von Cal.com.

7. Recherche öffentlich verfügbarer Informationen über Ihr Unternehmen

Zur Erstellung eines unternehmensspezifischen Reports recherchieren wir öffentlich verfügbare Informationen über Ihr Unternehmen. Hierzu zählen typischerweise Unternehmenswebseiten, Impressum, Handelsregister- und Registerinformationen, öffentliche Unternehmensprofile, Pressemitteilungen, Fachartikel, öffentliche Verzeichnisse sowie sonstige öffentlich zugängliche geschäftliche Informationen.

Erfasste personenbezogene Daten: Die Analyse zielt auf strukturelle Unternehmensdaten ab. Soweit im geschäftlichen Kontext personenbezogene Daten öffentlich gemacht wurden, insbesondere Vor- und Nachnamen, berufliche Titel und Funktionen von Geschäftsführern, Vorständen oder benannten Ansprechpartnern, werden diese mitverarbeitet. Private Informationen, besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO oder private Social-Media-Profile werden nicht gezielt recherchiert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber sowie in der Bereitstellung einer auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Beratungsleistung.

Empfänger: Die recherchierten Informationen können im Rahmen der Report-Erstellung in unseren Produktivsystemen verarbeitet und an die in dieser Datenschutzerklärung genannten technischen Dienstleister übermittelt werden, insbesondere Hosting, Datenbank, KI-Auswertung und Fehleranalyse, soweit dies für die Erstellung und Bereitstellung des Reports erforderlich ist.

Speicherdauer: Recherche-Rohdaten und daraus abgeleitete auditbezogene Inhalte werden nach den in Abschnitt 10 genannten Fristen gelöscht oder anonymisiert. Für fertiggestellte Reports gilt grundsätzlich die Löschung 90 Tage nach Bereitstellung; für bezahlte, aber nicht abgeschlossene Audits gilt die Löschung spätestens 120 Tage nach Zahlung.

Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO: Da die Daten nicht direkt bei allen betroffenen Personen erhoben werden, informieren wir hiermit gemäß Art. 14 DSGVO über die Verarbeitung. Eine individuelle Benachrichtigung jeder einzelnen betroffenen Person ist gemäß Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden.

Datenminimierung: Wir beschränken die Recherche auf firmenrelevante Informationen und verarbeiten keine privaten Aspekte (z.B. Religion, Gesundheit, politische Ansichten).

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, der Verarbeitung im Rahmen unserer berechtigten Interessen jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen (Art. 21 DSGVO). Siehe Abschnitt 11.

8. KI-gestützte Auswertung mittels Anthropic Claude

Das Kernstück unseres Dienstes bildet die Auswertung Ihrer Eingaben durch ein Large-Language-Model des Unternehmens Anthropic PBC, USA. Die Auswertung erfolgt über die kommerzielle Claude API.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages; die KI-gestützte Auswertung ist Kern der geschuldeten Leistung). Soweit in die Auswertung die nach Abschnitt 7 recherchierten Informationen einfließen, stützt sich dieser Anteil zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Beratungsleistung).

Verarbeitete Daten: Antworten aus dem Reifegrad-Fragebogen, Mitschriften oder Notizen aus dem Interview-Call, Firmen-Stammdaten sowie die in Abschnitt 7 beschriebenen Recherche-Ergebnisse.

Datenminimierung: Wir übermitteln keine direkten Personenidentifikatoren (insbesondere nicht Ihre E-Mail-Adresse) im Prompt an Anthropic. Die Zuordnung von Verarbeitungsschritten zu Kunden erfolgt ausschließlich in unserer eigenen Datenbank.

Keine Nutzung für Modelltraining durch Anthropic nach kommerziellen Bedingungen: Nach den für uns geltenden kommerziellen Bedingungen verwendet Anthropic über die API übermittelte Eingabe- und Ausgabedaten grundsätzlich nicht zum Training generativer Modelle. Die Speicherung und Verarbeitung bei Anthropic richtet sich nach den kommerziellen Bedingungen, dem Data Processing Addendum und den dort genannten Ausnahmen, insbesondere für Missbrauchs-, Sicherheits- und gesetzliche Aufbewahrungszwecke.

Drittlandtransfer: Anthropic verarbeitet Daten in den USA. Anthropic ist nach unserer aktuellen Prüfung nicht eigenständig im EU-US Data Privacy Framework gelistet. Der Transfer wird über das Anthropic-Auftragsverarbeitungs-Addendum (Data Processing Addendum) mit Standardvertragsklauseln gemäß Modul 2 (Controller-to-Processor) der Beschluss-VO (EU) 2021/914 abgesichert. Wir dokumentieren und überprüfen diesen Transfer im Rahmen unserer Transfer-Impact-Bewertung. Unabhängig von der weiteren Entwicklung des EU-US Data Privacy Frameworks bleibt mit den Standardvertragsklauseln eine geeignete Garantie nach Art. 46 DSGVO bestehen.

Anthropic Trust Center: Eine aktuelle Liste der von Anthropic eingesetzten Sub-Auftragsverarbeiter ist im Anthropic Trust Center öffentlich einsehbar.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO

Wir weisen gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. f und Art. 14 Abs. 2 lit. g DSGVO ausdrücklich darauf hin, dass im Rahmen unserer Dienstleistung keine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO stattfindet.

Der durch die KI generierte Reifegrad-Report ist ein Beratungswerkzeug, das sich an das auftraggebende Unternehmen richtet. Vor Auslieferung wird jeder Report durch einen Geschäftsführer der HanseImpact GmbH inhaltlich geprüft, redaktionell verantwortet und freigegeben. Etwaige Einstufungen, Bewertungen oder Empfehlungen entfalten gegenüber natürlichen Personen (etwa Ihren Geschäftsführern oder Mitarbeitenden) zu keinem Zeitpunkt eine rechtliche Wirkung oder eine in ähnlicher Weise erhebliche Beeinträchtigung.

10. Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der jeweilige Verarbeitungszweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen.

Datenkategorie Aufbewahrung Grund
Fertiggestellte Reports und zugrundeliegende Audit-Inhaltsdaten grundsätzlich 90 Tage ab Bereitstellung des finalen Reports vertragliche Zugriffsmöglichkeit und Nachvollziehbarkeit der Leistung
Bezahlte, aber nicht abgeschlossene KI Impact Audits ohne freigegebenen Report Einreichfrist 90 Tage ab Zahlung; Löschung oder Anonymisierung der Audit-Inhaltsdaten spätestens 120 Tage nach Zahlung Wegfall des Verarbeitungszwecks nach ausbleibender Mitwirkung; technische Karenz für Support, Nachfrist- und Löschprozesse
Authentifizierungs-Tokens (Magic-Link, OTP) 10 Minuten Lebensdauer Authentifizierung
Sessions / JWT rollierend, max. 14 Tage Session-Management
Server-, Anwendungs-, Fehler- und Sicherheitslogs 30 bis 90 Tage rollierend IT-Sicherheit, Fehleranalyse
Terminbuchungsdaten für die Dauer der Vertragsdurchführung und anschließend nach den einschlägigen Nachweis- und Verjährungsfristen Terminorganisation, Vertragsnachweis
Audio-/Videoaufzeichnungen von Gesprächen spätestens 30 Tage nach dem Gespräch, soweit keine längere Speicherung im Einzelfall zur Klärung technischer oder rechtlicher Fragen erforderlich ist Dokumentation und Nachbereitung auf Grundlage ausdrücklicher Einwilligung
Transkripte, Zusammenfassungen und Meeting-Notizen wie Audit-Inhaltsdaten: grundsätzlich 90 Tage nach Bereitstellung des finalen Reports bzw. bei nicht abgeschlossenen Audits spätestens 120 Tage nach Zahlung Erstellung, Plausibilisierung und Nachbereitung des KI Impact Audit
Nachweise über Recording-Einwilligungen, Ablehnungen und Widerrufe für die Dauer einschlägiger Nachweis- und Verjährungsfristen Rechenschaftspflicht, Nachweis der Einwilligung, Anspruchsabwehr
Buchhaltungs-, Rechnungs- und Zahlungsdaten nach den jeweils einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, regelmäßig 6, 8 oder 10 Jahre je nach Unterlagenart § 257 HGB, § 147 AO und sonstige gesetzliche Pflichten
Vertrags-, Bestell- und Nachweisdaten für die Dauer der einschlägigen Nachweis- und Verjährungsfristen Vertragsnachweis, Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
Audit-Log 7 Jahre pseudonymisiert, soweit rechnungs-, sicherheits- oder nachweisrelevant Rechenschaft, Sicherheit, Nachweis gesetzlicher und vertraglicher Pflichten

Zu den Audit-Inhaltsdaten zählen insbesondere Fragebogen-Antworten, Freitextangaben, Uploads, Interviewinhalte, Audio- oder Videoaufzeichnungen, Transkripte, Zusammenfassungen, interne Notizen, auditbezogene Recherchedaten, KI-Ausgaben, nicht freigegebene Report-Entwürfe und gerenderte PDF-Dateien.

Die Löschung erfolgt aus den aktiven Produktivsystemen. Backups werden nach unserem Backup-Rotationskonzept überschrieben. Wird ein Backup wiederhergestellt, wenden wir die Löschlogik erneut an, damit bereits gelöschte Audit-Inhaltsdaten nicht dauerhaft wiederhergestellt bleiben.

11. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie nach der DSGVO insbesondere die folgenden Rechte:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen.
  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
  • Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können die Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.
  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, sofern diese Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt. Dies betrifft in unserem Geschäftsmodell insbesondere die Erfassung geschäftlicher Kontaktdaten im Rahmen der automatisierten Web-Recherche (siehe Abschnitt 7) sowie die Server-Log-Verarbeitung (siehe Abschnitt 3).
  • Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an datenschutz@hanseimpact.de.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist:

Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22, 7. OG
20459 Hamburg
Telefon: +49 40 428 54 - 4040
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Web: https://datenschutz-hamburg.de


Aktuelle Fassung: Version 1.4, Stand 2026-06-26. HanseImpact GmbH, Hamburg.

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